Cuándo enviar las invitaciones de boda

El calendario hacia atrás

Los plazos que siguen son los que usa la mayoría de la industria. No son una ley: son el margen que necesita un invitado para pedir vacaciones, comprar un vuelo o encontrar con quién dejar a los niños.

El dato que manda es el último: la fecha en la que tu catering o tu salón pide el número final. Pregúntala antes de fijar nada más y construye el resto hacia atrás desde ahí. Todo el calendario existe para llegar a esa fecha con la cuenta hecha.

El save the date: ¿hace falta?

Hace falta si le estás pidiendo a alguien que gaste dinero o días de vacaciones para ir. Es decir: bodas de destino, bodas en temporada alta, bodas en puente o festivo, y bodas con invitados que viven fuera.

Si toda tu gente vive en la misma ciudad y la boda es en un sábado normal, puedes saltártelo sin que pase nada.

El save the date sólo dice cuatro cosas: los nombres, la fecha, la ciudad y que la invitación llega después. No lleva hora, ni dress code, ni confirmación. Si lleva todo eso, ya no es un save the date, es la invitación mandada demasiado pronto.

La invitación

Seis a ocho semanas antes para una boda local. Es el punto en el que la fecha ya está lo bastante cerca como para que la gente la meta en su calendario de verdad, y lo bastante lejos como para que pueda organizarse.

Tres meses si la gente tiene que volar. Los vuelos suben, y una invitación que llega tarde le cuesta dinero real a quien quiere ir.

Si hay save the date, la invitación no puede contradecirlo. Cambiar la fecha o la ciudad entre uno y otra es la forma más rápida de que alguien se plante en el sitio equivocado.

El plazo de confirmación

Tres o cuatro semanas antes de la boda, y siempre con fecha escrita, nunca «lo antes posible». Un plazo sin fecha no es un plazo.

Ponlo entre siete y diez días antes de la fecha en la que tú tienes que dar el número final. Ese margen no es para el catering: es para ti, para perseguir a los que no contestaron.

Y decide de antemano qué pasa con quien no conteste. Lo habitual es contarlo como que no viene, y decirlo en la propia invitación evita la conversación incómoda: «Si no sabemos de ti antes del 15 de marzo, entenderemos con cariño que no puedes acompañarnos.»

El recordatorio, y cuántos

Uno. Una semana antes de que se cumpla el plazo, y sólo a quien no ha contestado.

Ese último punto es el que se falla: mandar el recordatorio al grupo entero molesta a los que ya contestaron y le quita fuerza al mensaje. Si no puedes separar a los que faltan de los que ya respondieron, el recordatorio hace más daño que bien.

Un segundo recordatorio, si hace falta, ya no es un mensaje masivo: es una llamada o un mensaje personal. A esas alturas quedan pocos y son gente cercana.

Qué cambia si la invitación es digital

Dos cosas, y las dos son de calendario.

Se puede corregir después de repartida. Con papel, un cambio de hora significa imprimir otra vez o mandar cincuenta mensajes. Con un enlace, cambias la hora, publicas, y quien vuelva a abrirlo ve la nueva. Eso quita presión a la fecha de envío: no hace falta esperar a que todo esté cerrado para mandarla.

Se sabe quién ha abierto y quién no. Que no es lo mismo que quién ha confirmado. Alguien que abrió y no contestó necesita un recordatorio; alguien que no ha abierto puede que ni haya recibido el enlace, y eso se arregla de otra forma.