Cómo pedir la confirmación de asistencia

Por qué no contestan

Merece la pena mirarlo desde el otro lado. Alguien recibe tu invitación un martes por la tarde, en mitad de otra cosa. Para contestar tiene que:

1. Acordarse de si tiene algo ese fin de semana.
2. Preguntarle a su pareja.
3. Decidir si van los niños.
4. Buscar cómo se contesta.
5. Hacerlo.

Cinco pasos. Si el quinto es «escribir un correo» o «llamar a la mamá de la novia», la mayoría lo deja para después, y después es dentro de tres semanas. Casi todo lo que se puede hacer para mejorar las confirmaciones consiste en acortar esa lista.

Pregunta por persona, no por familia

«¿Cuántos vienen?» es una pregunta que se contesta mal. La gente redondea, se olvida de un hijo, o cuenta a alguien que al final no va.

Preguntar por nombre («¿Viene Ana? ¿Viene Carlos?») tiene tres ventajas: se contesta más rápido, no se cuela nadie que no estaba invitado, y cuando alguien cancela sabes exactamente quién era. Ese último detalle importa el día que hay que rehacer el plano de mesas.

Si mandas la invitación por WhatsApp a un grupo, esto no se puede hacer. Hace falta que cada familia tenga su propio enlace o su propio mensaje.

Qué preguntar además de sí o no

Este es el momento en el que tienes su atención. Aprovéchalo, pero no lo gastes: cada pregunta extra baja la tasa de respuesta.

Lo que casi siempre vale la pena:

• El menú, si hay opciones. Vegetariano, infantil, o «sin preferencia». Tres opciones, no siete.
• Alergias o restricciones. Un campo de texto corto y opcional.

Lo que sólo vale la pena a veces:

• Una canción. Funciona bien y le da a la gente algo divertido que hacer. Pero es opcional siempre.
• Si necesita transporte, cuando de verdad vas a organizarlo.

Lo que no: pedir el teléfono que ya tienes, la dirección postal si no vas a mandar nada, o un mensaje obligatorio para los novios. Un campo obligatorio de más es gente que abandona el formulario a medias.

Dónde se contesta

En el mismo sitio donde está la invitación, y sin salir de ahí.

Cada salto (abrir el correo, entrar a otra página, crear una cuenta) pierde gente. Pedirle a un invitado que se registre para decir que va a tu boda es la fricción más innecesaria que existe: no hay ninguna razón para que contestar exija una contraseña.

Cómo perseguir sin incomodar

La pregunta correcta no es «cuántos confirmaron». Es a quién hay que escribirle, que es una lista mucho más corta y mucho más útil.

Tres reglas que funcionan:

• Sólo a quien falta. Nunca al grupo entero. Quien ya contestó no tiene que volver a leer nada.
• Sin reproche. «Estamos cerrando el número con el salón, ¿nos confirmas?» funciona. «Todavía no nos has contestado» pone a la defensiva.
• Con la fecha delante. Recordar el plazo es la mitad del mensaje.

Y reparte el trabajo: los amigos de uno los persigue uno, los de la otra la otra, y la familia mayor con una llamada, no con un mensaje.

Los que no contestan nunca

Siempre hay un grupo pequeño. Dos semanas antes, con el plazo vencido, quedan dos caminos y los dos son legítimos.

Contarlos como que no vienen. Es lo que la invitación anunció, es justo, y es lo que hace que el número final sea un número y no una estimación. Si aparecen igual, casi siempre hay sitio.

Llamar, una vez. Para la gente cercana. Un mensaje se ignora sin culpa; una llamada no, y en treinta segundos tienes la respuesta.

Lo que no funciona es seguir mandando recordatorios masivos hasta la semana de la boda. A partir del tercero dejan de leerse, y lo único que se consigue es llegar al día con la misma incertidumbre y más cansancio.